Elektroniczny obieg dokumentów to szybki, bezpieczny i wygodny sposób na wymianę różnego rodzaju dokumentów i komunikatów biznesowych, który znacząco wpływa na optymalizację funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania IT umożliwiają nam przeniesienie wszystkich związanych z zarządzaniem firmą procesów, do strefy zdalnej. A to z kolei całkowicie zmienia postać tego, jak obecnie można prowadzić swój biznes.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Rozwój nowoczesnych systemów informatycznych pozwolił na stworzenie oprogramowania służącego do gromadzenia i uporządkowania wszelkiego rodzaju danych, związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, a następnie wykonywania na nich określonych operacji. To z kolei pozwoliło ujednolicić różnego rodzaju procedury związane z szeroko pojętym zarządzaniem przedsiębiorstwem. A elektroniczny obieg dokumentów jest jedną z integralnych części tego typu systemów.
Przy czym mamy tu do czynienia nie tylko z możliwością wysyłania danych dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy zdalny dostęp do nich z poziomu platformy internetowej albo konkretnego systemu zarządzania, ale także generowanie różnego rodzaju typów dokumentów czy formularzy. A w razie konieczności autoryzowanie ich za pomocą e-podpisu.
Jak wdrożyć automatyzację procesów biurowych?
W większości współczesnych przedsiębiorstw elektroniczny obieg dokumentów jest w mniejszej lub większej formie już obecny. Na co dzień korzystamy z systemów do wystawiania e-faktur czy wysyłamy swoim klientom i kontrahentom dokumenty drogą mailową. Prawdziwy elektroniczny obieg dokumentów to jednak pełne przejście na nowoczesny system informatyczny, dedykowany do wielowymiarowego zarządzania przedsiębiorstwem lub jego konkretnymi działami.
Często tego typu systemy zbudowane są z kilku współpracujących ze sobą modułów. Istotną częścią tego rozwiązania jest możliwość elektronicznej wymiany danych, prowadzonej w sposób zdalny, gdzie dostęp do informacji można mieć w każdej chwili, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Co ważne, dostęp do danych nie musi wiązać się z koniecznością wysyłania dokumentów mailowo, a jedynie z udostępnieniem ich online klientom, pracownikom czy kontrahentom z poziomu platformy www.
Najważniejsze zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Do największych zalet, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów, należy zaliczyć usprawnienie wszystkich procesów związanych z przekazywaniem czy udostępnianiem konkretnych informacji biznesowych oraz dokumentacji zainteresowanym osobom lub podmiotom. Dzięki temu formalne zarządzanie przedsiębiorstwem i występującymi w jego strukturach procesami jest o wiele szybsze i bardziej efektywne.
Co ważne, elektroniczny obieg dokumentu daje pełną kontrolę nad tymi procesami i umożliwia błyskawiczną synchronizację danych z partnerami biznesowymi, pracownikami czy klientami. To zaś przy okazji stanowi ochronę przed ewentualnymi błędami, a nawet jeśli już wystąpią, umożliwia ich błyskawiczne wykrycie i eliminację. Nie bez znaczenia jest także pozytywny wpływ na środowisko naturalne, dzięki znacznemu ograniczeniu zużycia papieru w firmie.
