Prawidłowo zorganizowany i właściwie zarządzany obieg firmowych dokumentów jest kluczem dla zapewnienia przedsiębiorstwu sprawnego, wydajnego i szybkiego funkcjonowania. Jeszcze do niedawna wybór był oczywisty – wszystkie firmy korzystały w swojej pracy z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. Dziś coraz więcej świadomych przedsiębiorstw decyduje się z niego zrezygnować na rzecz nowocześniejszej metody zarządzania firmową dokumentacją – elektronicznego obiegu dokumentów realizowanego za pomocą oprogramowania klasy DMS (z ang. Document Management System).
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie i związane z nim problemy
W tradycyjnym obiegu dokumentów całokształt firmowej dokumentacji jest gromadzony i przechowywany w postaci papierowej. Pisma są lokowane w firmowym archiwum, czyli wydzielonej fizycznej przestrzeni przeznaczonej do gromadzenia i systematyzowania dokumentacji. Niskie standardy bezpieczeństwa, czasochłonność i uciążliwość związane z poruszaniem się po fizycznych zasobach dokumentów, wysokie koszty związane z utrzymaniem oraz organizacją fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów, zakupem materiałów papierniczych i etatami pracowników archiwum sprawiła, że tradycyjny obieg dokumentów od dłuższego czasu, zamiast ułatwiać pracę firmy, zaczął ją skutecznie utrudniać i komplikować. Powszechne przejście na tryb pracy zdalnej w większości przedsiębiorstw pracujących na co dzień z dużymi ilościami dokumentacji praktycznie przesądziło sprawę i zdemaskowało dobitnie ograniczenia jakie narzuca firmom przetwarzanie papierowych dokumentów w tradycyjny sposób.
Nie sposób nie wspomnieć także o kwestiach wizerunkowych. Tradycyjny obieg dokumentów poprzez obecność stosów papierów i pism zalegających na biurkach pracowników, sprzyja bałaganowi i chaosowi, które negatywnie odbijają się na postrzeganiu firmy przez osoby z zewnątrz, a dla pracowników bywają wręcz frustrujące. Wysokie zużycie papieru, energii elektrycznej oraz infrastruktury do drukowania z kolei znacząco utrudnia, a wręcz uniemożliwia realizowanie i promowanie proekologicznego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Słaba ochrona wrażliwych danych i poufnych informacji, do których dostęp bywa często zdecydowanie niewystraczająco zabezpieczony lub praktycznie wręcz nieograniczony, negatywnie wpływa z kolei na zaufanie do firmy, obniżając jej profesjonalizm w oczach klientów i partnerów biznesowych. Również realizacja procesów biznesowych obejmujących pracę z dokumentami w wersji papierowej (w tym wielu związanych z bezpośrednią obsługą klienta) jest znacznie mniej sprawna i bardziej narażona na błędy, opóźnienia czy pominięcia.
Remedium w postaci elektronicznego obiegu dokumentów
Z uwagi na szereg problemów i podatności związanych z korzystaniem z tradycyjnego obiegu dokumentów, coraz więcej firm poszukuje znacznie lepiej pasujących do realiów i wymagań ery cyfrowej rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentacją. Prężny rozwój technologii informatycznych dla biznesu owocuje szeregiem bardzo obiecujących rozwiązań w dziedzinie systemów dla przedsiębiorstw, wśród których prym wiedzie między innymi elektroniczny obieg dokumentów, pozwalający na sprawne i zoptymalizowane zarządzanie dokumentacją w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia skuteczne wyeliminowanie praktycznie wszystkich, najistotniejszych problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów papierowych i znaczącą poprawę jakości funkcjonowania firmy oraz jej wizerunku.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada przekształcenie (digitalizację) całości lub części fizycznych zasobów dokumentacji do cyfrowej postaci i przechowywanie plików w chmurze lub na serwerach firmy. Dostęp do cyfrowego repozytorium (archiwum) uzyskuje się w łatwy, wygodny i szybki sposób bezpośrednio z poziomu interfejsu dedykowanego zarządzaniu dokumentami oprogramowania klasy DMS. Dostęp do dokumentów jest również znacznie bardziej bezpieczny i zarządzalny, a poszczególne dane chronione na odpowiednim poziomie dzięki odgórnie nadawanym uprawnieniom dostępu i autoryzacjom. W rezultacie firma oszczędza pieniądze, czas i energię pracowników, osiąga lepsze wyniki biznesowe, a system gwarantuje najwyższy poziom ochrony poufnych danych przed wyciekiem czy uzyskaniem wglądu w nie przez niepowołane osoby.
System zarządzania dokumentami, czyli jak sprawnie zarządzać obiegiem firmowej dokumentacji?
Praktyczną realizację założeń elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia dedykowane zarządzaniu dokumentami oprogramowanie. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są rozbudowanymi, wysoko funkcjonalnymi i kompleksowymi rozwiązaniami platformowymi, za których pomocą możliwe jest usprawnienie i zoptymalizowanie praktycznie wszystkich czynności związanych z zarządzaniem oraz procesowaniem firmowej dokumentacji w formie cyfrowej. Rozbudowana funkcjonalność najlepszych i najnowocześniejszych systemów klasy DMS aktualnie dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu pozwala na rejestrowanie, przetwarzanie oraz archiwizowanie dokumentów w elektronicznej postaci, ich szybkie i wygodne przekazywanie między poszczególnymi uczestnikami procesu oraz nadawanie uprawnień dostępu wyłącznie tym z nich, którzy mają prawo do uzyskania wglądu w poszczególne dokumenty.
Nowoczesne systemy przeznaczone do zarządzania firmową dokumentacją, oprócz typowej funkcjonalności systemów DMS, korzystają ponadto z wielu innych, ciekawych i przydatnych w środowisku biznesowym funkcji. Należą do nich m. in. takie technologie i mechanizmy, jak workflow, no-to-low-code application development, automatyzacja (BPA) i robotyzacja (RPA) procesów biznesowych, uczenie maszynowe (ML) i elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz dodatkowe, autorskie rozwiązania, które pozwalają na zmienianie i dostosowywanie aplikacji biznesowych do aktualnych potrzeb firmy z natychmiastowym rezultatem. Taką rozbudowaną funkcjonalnością dysponują platformy niskokodowe (low-code), które oferują firmom znacznie więcej opcji i rozwiązań niż tylko samą kluczową funkcjonalność systemów DMS, jak chociażby BPM czyli zarządzanie procesami biznesowymi (z ang. Business Process Management) – a realizacja zadań związanych z obiegiem dokumentów jest integralną częścią większości procesów biznesowych.
