Prawidłowo zorganizowany i właściwie zarządzany obieg firmowych dokumentów jest kluczem dla zapewnienia przedsiębiorstwu sprawnego, wydajnego i szybkiego funkcjonowania. Jeszcze do niedawna wybór był oczywisty – wszystkie firmy korzystały w swojej pracy z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. Dziś coraz więcej świadomych przedsiębiorstw decyduje się z niego zrezygnować na rzecz nowocześniejszej metody zarządzania firmową dokumentacją – elektronicznego obiegu dokumentów realizowanego za pomocą oprogramowania klasy DMS (z ang. Document Management System).
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie i związane z nim problemy
W tradycyjnym obiegu dokumentów całokształt firmowej dokumentacji jest gromadzony i przechowywany w postaci papierowej. Pisma są lokowane w firmowym archiwum, czyli wydzielonej fizycznej przestrzeni przeznaczonej do gromadzenia i systematyzowania dokumentacji. Niskie standardy bezpieczeństwa, czasochłonność i uciążliwość związane z poruszaniem się po fizycznych zasobach dokumentów, wysokie koszty związane z utrzymaniem oraz organizacją fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów, zakupem materiałów papierniczych i etatami pracowników archiwum sprawiła, że tradycyjny obieg dokumentów od dłuższego czasu, zamiast ułatwiać pracę firmy, zaczął ją skutecznie utrudniać i komplikować. Powszechne przejście na tryb pracy zdalnej w większości przedsiębiorstw pracujących na co dzień z dużymi ilościami dokumentacji praktycznie przesądziło sprawę i zdemaskowało dobitnie ograniczenia jakie narzuca firmom przetwarzanie papierowych dokumentów w tradycyjny sposób.
Nie sposób nie wspomnieć także o kwestiach wizerunkowych. Tradycyjny obieg dokumentów poprzez obecność stosów papierów i pism zalegających na biurkach pracowników, sprzyja bałaganowi i chaosowi, które negatywnie odbijają się na postrzeganiu firmy przez osoby z zewnątrz, a dla pracowników bywają wręcz frustrujące. Wysokie zużycie papieru, energii elektrycznej oraz infrastruktury do drukowania z kolei znacząco utrudnia, a wręcz uniemożliwia realizowanie i promowanie proekologicznego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Słaba ochrona wrażliwych danych i poufnych informacji, do których dostęp bywa często zdecydowanie niewystraczająco zabezpieczony lub praktycznie wręcz nieograniczony, negatywnie wpływa z kolei na zaufanie do firmy, obniżając jej profesjonalizm w oczach klientów i partnerów biznesowych. Również realizacja procesów biznesowych obejmujących pracę z dokumentami w wersji papierowej (w tym wielu związanych z bezpośrednią obsługą klienta) jest znacznie mniej sprawna i bardziej narażona na błędy, opóźnienia czy pominięcia.
Remedium w postaci elektronicznego obiegu dokumentów
Z uwagi na szereg problemów i podatności związanych z korzystaniem z tradycyjnego obiegu dokumentów, coraz więcej firm poszukuje znacznie lepiej pasujących do realiów i wymagań ery cyfrowej rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentacją. Prężny rozwój technologii informatycznych dla biznesu owocuje szeregiem bardzo obiecujących rozwiązań w dziedzinie systemów dla przedsiębiorstw, wśród których prym wiedzie między innymi elektroniczny obieg dokumentów, pozwalający na sprawne i zoptymalizowane zarządzanie dokumentacją w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia skuteczne wyeliminowanie praktycznie wszystkich, najistotniejszych problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów papierowych i znaczącą poprawę jakości funkcjonowania firmy oraz jej wizerunku.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada przekształcenie (digitalizację) całości lub części fizycznych zasobów dokumentacji do cyfrowej postaci i przechowywanie plików w chmurze lub na serwerach firmy. Dostęp do cyfrowego repozytorium (archiwum) uzyskuje się w łatwy, wygodny i szybki sposób bezpośrednio z poziomu interfejsu dedykowanego zarządzaniu dokumentami oprogramowania klasy DMS. Dostęp do dokumentów jest również znacznie bardziej bezpieczny i zarządzalny, a poszczególne dane chronione na odpowiednim poziomie dzięki odgórnie nadawanym uprawnieniom dostępu i autoryzacjom. W rezultacie firma oszczędza pieniądze, czas i energię pracowników, osiąga lepsze wyniki biznesowe, a system gwarantuje najwyższy poziom ochrony poufnych danych przed wyciekiem czy uzyskaniem wglądu w nie przez niepowołane osoby.
![](https://ninetofive.pl/blog/wp-content/uploads/2020/12/business-people-working-EH3LZE9-1024x683.jpg)
System zarządzania dokumentami, czyli jak sprawnie zarządzać obiegiem firmowej dokumentacji?
Praktyczną realizację założeń elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia dedykowane zarządzaniu dokumentami oprogramowanie. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są rozbudowanymi, wysoko funkcjonalnymi i kompleksowymi rozwiązaniami platformowymi, za których pomocą możliwe jest usprawnienie i zoptymalizowanie praktycznie wszystkich czynności związanych z zarządzaniem oraz procesowaniem firmowej dokumentacji w formie cyfrowej. Rozbudowana funkcjonalność najlepszych i najnowocześniejszych systemów klasy DMS aktualnie dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu pozwala na rejestrowanie, przetwarzanie oraz archiwizowanie dokumentów w elektronicznej postaci, ich szybkie i wygodne przekazywanie między poszczególnymi uczestnikami procesu oraz nadawanie uprawnień dostępu wyłącznie tym z nich, którzy mają prawo do uzyskania wglądu w poszczególne dokumenty.
Nowoczesne systemy przeznaczone do zarządzania firmową dokumentacją, oprócz typowej funkcjonalności systemów DMS, korzystają ponadto z wielu innych, ciekawych i przydatnych w środowisku biznesowym funkcji. Należą do nich m. in. takie technologie i mechanizmy, jak workflow, no-to-low-code application development, automatyzacja (BPA) i robotyzacja (RPA) procesów biznesowych, uczenie maszynowe (ML) i elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz dodatkowe, autorskie rozwiązania, które pozwalają na zmienianie i dostosowywanie aplikacji biznesowych do aktualnych potrzeb firmy z natychmiastowym rezultatem. Taką rozbudowaną funkcjonalnością dysponują platformy niskokodowe (low-code), które oferują firmom znacznie więcej opcji i rozwiązań niż tylko samą kluczową funkcjonalność systemów DMS, jak chociażby BPM czyli zarządzanie procesami biznesowymi (z ang. Business Process Management) – a realizacja zadań związanych z obiegiem dokumentów jest integralną częścią większości procesów biznesowych.